حسابداری - فرمول اضافه کاری

فرمول اضافه کاری:

برای محاسبه اضافه کاری حقوق ماهانه بر تعداد ساعات کار تقیسم می شود تا حقوق یک ساعت کار عادی به دست آید و حاصل در 140٪ ضرب میشود تا حقوق یک ساعت اضافه کار به دست آید.

حقوق ماهیانه : حقوق ماهیانه شامل هر انچه در حکم به صورت ثابت در ازای کارکرد ماهیانه به شخص قابل پرداخت است، میباشد.

تعداد ساعات کار : شرکتها از مبنای مختلفی به شرح زیر به عنوان ساعات کار دراین فرمول استفاده میکنند:

1-      ساعات کار عادی تعیین شده در هفته طبق قانون کار 44 ساعت میباشد و در ماه 4 هفته داریم در نتیجه :

44*4=176

2-      44 ساعت کار تعیین شده جهت 6 روز کاری در هفته میباشد در نتیجه ابتدا ساعات کار استاندارد روزانه را بدست اورده و در 30(تعداد روز ماه)ضرب میکنیم :

        44/6=7.33  ساعت کار استاندارد یک روز

7.33*30=220

3-   ساعات استاندارد طبق انچه در بند 2 گفته شد محاسبه میشود ، اما تعداد روزهای کاری  در ماه (با کسر جمعه ها) 26 روز است و در نتیجه خواهیم داشت :

44/6=7.33             ,              7.33*26=191

اینکه کدام مبنا انتخاب شود بنا به تصمیم مدیریت شرکت خواهد بود. اما به نظر من استفاده از 191 در فرمول اضافه کاری میتواند عادلانه باشد. طبق تجربیات اینجانب اکثر شرکتها در ایران 176 ساعت را در فرمول اضافه کاری اعمال میکنند(که البته به نفع کارمند است).

سپس میزان اضافه کاری قابل پرداخت از ضرب ساعات اضافه کاری شخص که از کارت حضور و غیاب وی استخراج شده است  در نرخ اضافه کاری بدست امده از فرمول بالا محاسبه می شود.

  
نویسنده : مسعود ; ساعت ۸:٤۸ ‎ب.ظ روز پنجشنبه ۱۱ آذر ۱۳۸٩

حسابداری - قراردادهای پیمانکاری

منبعی که با مطالعه ان میتوانید به طور کامل روی حسابداری پیمانکاری تسلط پیدا کنید :

حسابداری قراردادهای بلند مدت پیمانکاری  تالیف مصطفی علی مدد و نظام الدین ملک ارایی نشریه 126 سازمان حسابرسی

در مطب زیر سعی شده است تا بطور خلاصه در رابطه با ثبتهای پیمانکاری در دفاتر کارفرما توضیح داده شود:

فرض بر این است با همکاری واحد امور قراردادها، برنامه ریزی و مهندسی انتخاب پیمانکار با طی مراحل قانونی خود از طریق مناقصه انجام شده و قرارداد با در نظر داشتن نیاز شرکت و رعایت صرفه و صلاح ان بسته شده است.

انواع قراردادهای پیمانکاری به شرح زیر می باشد:

قرارداد بر اساس واحد بها - قراردا مقطوع - قرارداد امانی - قرارداد بر اساس مواد و دستمزد - قرارداد مدیریت اجرا

قرارداد های پیمانکاری را به دو گروه تقسیم میکنم:

1- قراردادهایی که برای انجام امور جاری شرکت بسته میشود، مثل غذای نیمروزی کارکنان، نظافت و تعمیر نگهداری ساختمان، قرارداد پشتیبانی سیستمهای مالی و ....

2- قراردادهایی که در انتها باعث به وجود امدن یک دارایی میشود مثل قراردا ساخت یا خرید تجهیزات

کار شما به عنوان حسابدار ثبت و ضبط اطلاعات مالی ،کنترل نهایی صورت وضعیت، انجام پرداختها و ارائه گزارش در رابطه با وضعیت پیمان به مدیریت است.

هزینه های اولیه :

ممکن است شرکت قبل از بستن قرارداد و نیز برگزاری مناقصه متحمل هزینه هایی مثل پرداختهایی به مشاور جهت مطالعات شناسایی ، توجیه فنی و یا چاپ اگهی جهت برگزاری مناقصه شود. اگر قرارداد برای انجام امور جاری باشد هزینه های انجام شده را در سرفصل مناسب و جزء هزینهای دوره طبقه بندی کنید(مثل هزینه چاپ اگهی و تبلغات : برای اگهی مناقصه) و در صورتیکه قرارداد در نهاییت برای ما دارایی به ارمغان می اورد این هزینه ها را در حسابی تحت عنوان هزینه مطالعاتی طرح ثبت کنبد.

هزینه مطالعاتی طرح           بد

             بانک                              بس

پرداخت بابت هزینه های مطالعات مقدماتی طرح

 

اسناد شرکت در مناقصه به شرکتهای متقاضی فروخته میشود :

اگر پیمان برای انجام امور جاری باشد :

 

بانک                 بد

      درامد متفرقه            بس

فروش اسناد شرکت در مناقصه

 

و اگر قرارداد ساخت دارایی باشد در امد حاصل از فروش اسناد مناقصه را به بستانکار حساب هزینه های مطالعاتی طرح منظور کنید :

بانک              بد

    هزینه های مطالعاتی طرح             بس

فروش اسناد شرکت در مناقصه

 

اخذ ضمانتنامه شرکت در مناقصه و ضمانتنامه حسن اجرای تعهدات:

ضمانتنامه شرکت در مناقصه در واقع ضمانت بانک است از پیمانکار در برابر کارفرما که در صورت برنده شدن اگر حاضر به عقد قرارداد نباشد به نفع کارفرما ضبط خواهد شد.

حسابهای انتظامی        بد

    طرف حساببهای انتطامی     بس

ثبت ضمانتنامه شرکت در مناقصه شرکت X

ضمانتنامه های دریافتی را در جایی امن نگهداری کنید . معمولا نگهداری ضمانتنامه ها به عهده حسابدار خزانه است توصیه من این است که مسئول نگهداری حسابهای انتظامی در یک فایل اکسل ریز اطلاعات مربوط به هر ضمانتنامه(شماره- تاریخ-نام واگذارنده-مبلغ-تاریخ اعتبار-موضوع- نام بانک و....) که دریافت یا عودت میدهد را جدا از سیستم حسابداری مالی داشته باشد.

پس از برگزاری مناقصه و مشخص شدن برنده ضمانتنامه سایر شرکت کنندگان عودت داده میشود که عکس ثبت بالا اعمال خواهد شد.

از برنده مناقصه ضمانتنامه حسن اجرای تعهدات معادل 5 درصد مبلغ اولیه پیمان اخذ میشود . این ضمانتنامه باید تا تاریخ تحویل موقت پیمان اعتبار داشته باشد و پس از دریافت ان ضمانتنامه شرکت در مناقصه وی مسترد خواهد شد:

حسابهای انتظامی      بد

طرف حسابهای انتظامی       بس

ثبت ضمانتنامه حسن اجرای تعهد شرکت X

 

طرف حساب انتظامی    بد

   حسابهای انتظامی                بس

استرداد ضمانتنامه شرکت در مناقصه شرکت X

در رابطه با قراردادهایی که در اخر برای ما دارایی ایجاد می کنند باید حساب هزینه مطالعاتی طرح را بعد از بسته شدن قرارداد به حساب دارایی در جریان منتقل کرد :

دارایی در جریان ساخت     بد

             هزینه مطالعاتی طرح       بس

 

از این به بعد ثبتها مربوط به پرداختها به پیمامکار است. زونکنی را برای نگهداری اسناد و مدارک هر پیمان تشکیل دهید. تمام مدارک و اسناد شمامل نسخه ای از قرارداد ، کلیه مکاتبات صورت گرفته ، کپی ضمانتنامه ها ، کپی اسناد مربوط به صورت وضعیت ها و پرداختهای انجام شده و همچنین کارت پیمان را در ان بایگانی کنید.

 

کارت پیمان : برای هر پیمان باید یک کارت پیمان تشکیل دهید. این کارت شامل تمامی پرداختها و تعهدات باشد. نمونه کارت پیمان در  زیر امده است:

 

 

 

 

 

کسور

 

 

 

تاریخ

شماره صورت وضعیت

علی الحساب

پیش پرداخت

مبلغ نا خالص

پیش پرداخت

علی الحساب

بیمه

مالیات

حسن انجام کار

حسن اجرای تعهدات

سایر کسور

نعهدات پرداختنی

خالص پرداختی

کارکرد تا این تاریخ

                             

 

 

 

پرداخت پیش پرداخت به پیمانکار:

معمولا برای پیمان های ساخت برای کمک به پیمانکار مبلغی تا سقف 20 درصد مبلغ اولیه پیمان به عنوان پیش پرداخت در نظر گرفته میشود. این مبلغ را طی سه قسط : 8% مبلغ اولیه پیمان بلافاصله پس از در اختیار دادن زمین-6.5% پس از تجهیز کارگاه و اوردن 60% ماشین الات به محل و نهایتا 5.5% پس از انجام دادن 30% از موضوع پیمان. در پیمانهای خرید و ساخت تجهیزات مبلغ پیش پرداخت معادل 25% مبلغ اولیه پیمان است که بصورت یکجا قابل پرداخت است.

 مبالغ پیش پرداخت در قبال دریافت ضمانتنامه از پیمانکار به او پرداخت میشود :

حسابهای انتظامی    بد

   طرف حسابهای انتظامی    بس

بابت ضمانت پیش پرداخت شرکت X

 

حسابهای دریافتنی-پیش پرداخت پیمانکاران      بد

                  بانک                                                  بس

ثبت پیش پرداخت پیمان

 

پرداخت صورت وضعیتها :

صورت وضعیت توسط پیمانکار تهیه شده و پس از تایید نماینده کارفرما به واحد حسابداری ارسال میشود . شما به عنوان اخرین بررسی کننده از نظر  مطابقت نرخ های اعمال شده در صورت وضعیت با قرارداد اطمینان حاصل کنید. محاسبات انجام شده را یکبار دیگر بررسی کنید.

 صورت وضعیت باید ظرف مدت 10 روز پس از تایید پرداخت شود.برای پرداخت باید کسور قانونی از ان کسر شود .

1- 5%مالیات موضوع ماده 104 قانون مالیاتهای مستقیم

2- 5% بیمه تامین اجتماعی

3- 10% سپرده حسن انجام کار : منظور از کسر و نگهداری سپرده حسن انجام کار این است که اگر پیمانکار به علت بالا رفتن قیمتها ، ناتوانی و یا هر علت دیگری کار را نیمه تمام گذاشت ، یا در دوره تضمین عیبی در کار مشاهده شد خسارت وارده به کارفرما از محل ان جبران شود.

 

برای پیمان هایی که جهت انجام امور جاری شرکت است معمولا سپرده حسن انجام کسر نمیشود و برای تضمین کار پیمانکار به همان ضمانتنامه حسن اجرای تعهدات بسنده میشود.

 

4- اقساط پیش پرداخت : پیش پرداخت باید به گونه ایی مستهلک شود که تا پایان قرارداد تسویه شود. برای این منظور اگر تمام پیش پرداخت به صورت یکجا داده شده باشد(قرارداد ساخت تجهیزات) از هر پرداخت 25% کسر کنید و اگر در سه قسط(به گونه ایی که پیشتر توضیح داده شد) برای قسط اول و دوم معادل 14.5% و پس از پرداخت قسط سوم 22.5% از هر پرداخت کسر شود.

5- علی الحساب : گاهی بعد از ارائه صورت وضعیت و تایید نماینده کارفرما مشخص میشود که بخشی از مدارک ناقص است( برای مثال کپی بودن بعضی مدارک - کم داشتن بارنامه و ...) در این صورت معادل 75% صورت وضعیت قابل پرداخت است .

 

هزینه ها  یا  دارایی در جریان                     xxx

                                    مالیات پرداختنی                           xxx

                                    بیمه پرداختنی                             xxx

                                   سپرده حسن انجام کار                  xxx            

                                   پیش پرداخت                                xxx

                                   علی الحساب                               xxx

                                   بانک                                           xxx

 

مالیات مکسوره باید ظرف مدت 30 روز از تاریخ پرداخت به پیمانکار به اداره مالیاتی پرداخت شود.

بهتر است برای سپرده حسن انجام کار و بیمه مکسوره حساب بانکی جداگانه ایی تعریف و این وجوه به حسابهای ایجاد شده منتقل شود.

 

 

 

  
نویسنده : مسعود ; ساعت ٩:٠٠ ‎ب.ظ روز سه‌شنبه ۱۱ آبان ۱۳۸٩

حسابرسی - رسیدگی حقوق و دستمزد

 

سئوال: تفاوت بین هزینه ، مخارج و زیان چیست؟

مخارج یعنی انچه خرج شده باشد حال ممکن است این مخارج هزینه شود یا دارایی. هزینه مخارجی است که که برای اداره امور و انجام دادن فعالیتهای مربوط به کسب درامد، مانند خرید مواد و کالا و پرداخت دستمزد،اجاره اب و برق و ... انجام می دهد که باعث خروج وجه نقد و کاهش در سرمایه شده و منافع اتی نیز ندارد. دارایی یک منبع اقتصادی است که انتظار میرود منافع اتی داشته باشد.

مازاد هزینه بر درامدهای دوره را زیان گویند.

مطالب زیر تجربیات من در رابطه با رسیدگی سرقصل هزینه ها می باشد:

1-     هزینه حقوق و دستمزد :

ابتدا با مرور پرونده سال قبل اطلاعاتی کلی راجع به بخشنامه ها، دستورالعمل ها و ایین نامه های داخلی شرکت در ارتباط با حقوق و دستمزد بدست اورید. همچنین مطالعه نقاط ضعف کنترل های داخلی ، نکات و ایراداتی که در رسیدگی سال قبل بدست امده کمک میکند تا بخشهایی که احتمالا در سال جاری نیز دارای ایراد هستند از توجه شما دور نماند.

با مدیریت مالی ، رییس حسابداری و کارکنان دایره حقوق و دستمزد اشنا شوید:

در اغاز هر رسیدگی برقراری ارتباط مناسب با کارمندان شرکت بسیار مهم است.شما باید در برخورد اول تاثیرگذار باشیدو رابطه ای دوستانه همراه با رعایت ادب داشته باشید . شما باید به نحوی عمل کنید که ضمن القائ خود به عنوان حسابرس، کارمندان شرکت شما را جدا از مجموعه ندانند و به چشم یک همکار به شما نگاه کنند.

با سیستم حقوق و دستمزد شرکت اشنا شوید:

در ابتدا خودتان سعی کنید تا بخشهای مختلف نرم افزار حقوق و دستمزد شرکت را وارسی کنید و ببینید امکانات و گزارشات آن تا چه حد جوابگوی نیازتان است. در صورت برخورد مشکل با هماهنگی مدیریت مالی یا رییس حسابداری از یک نفر از کارمندان بخش حقوق و دستمزد بخواهید تا نحوه کار با سیستم را به شما اموزش دهد و شما را با منوها و انواع گزارشات موجود اشنا سازد. مطالب گرداوری شده در این ارتباط را در کاربرگ مکتوب و در پرونده بایگانی کنید.

 

چک لیست را مطالعه کنید :

چک لیست مربوط به رسیدگی حقوق و دستمزد را به دقت مطالعه کنید و موارد مبهم را از سرپرست کار سوال کنید و سعی کنید در طول رسیدگی از ان پیروی شود.

 

 

لیست 12 ماهه حقوق و دستمزد را از شرکت اخذ کنید :

لیست 12 ماهه در برگیرنده کلیه پرداختها و کسورات طی فیش حقوق به تفکیک عناصر تعریف شده و برای هر دوازده ماه سال می باشد.

ماه

تعداد کارکنان

حقوق پایه

اضافه کاری

فوق العاده ویژه

سایر مزایا طبق حکم

ماموریت

عیدی و پاداش

....

جمع پرداختها

بیمه

مالیات

کسور بازنشتگی

وامها

....

جمع کسور

خالص پرداختی

فروردین

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

اردیبهشت

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

اسفند

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

جمع

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

خارج از لیست

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

جمع کل

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

تهیه لیست فوق را به عهده شرکت بگذارید و از قبل با شخصی که قرار است لیست را تهیه کند صحبت کنید و درباره فرمت مورد نظر خودتان وی را توجیه کنید.

هدف از دریافت لیست 12 ماهه حقوق داشتن دید کلی نسبت به پرداختهای انجام شده، مشخص شدن پرداختهای خارج از لیست و نیز انجام بررسی تحلیلی و توجیه نوسانات نسبت به سال قبل و بین ماه های مختلف سال می باشد.

پرداختهای خارج از لیست عبارت است از هر انچه خارج از فیش حقوقی به کارکنان پرداخت شده است. بهتر است تمام پرداختها از طریق فیش انجام شود تا کنترل داخلی مناسبی داشته باشیم بالا بودن حجم و ریال پرداختهای انجام شده خارج از لیست می تواند به عنوان ضعف کنترل های داخلی مطرح شود.

جمع هر ستون را با جمع سال گذشته  مقایسه کنید و تفاوت ان را توجیه کنید. برای توجیه باید عواملی از قبیل افزایش/کاهش تعداد کارمندان ،درصد افزایش حقوق و مزایا و...  را مد نظر قرار دهید. تعداد کارمندان و افزایش /کاهش ان را به طور جداگانه از امور اداری و نیز دایره حسابداری حقوق و دستمزد اخذ کنید و با هم تطبیق دهید. درصد افزایش حقوق و مزایا را نیز می توان از بخشنامه های دولت و وزارت کار و امور اجنماعی و ایین نامه های داخلی و... بدست اورد.

در صورت وجود مغایرت زیاد( بالای 10%) بین براورد حسابرس و  هزینه واقعی موضوع را با شرکت در میان بگذارید و توجیه ان را از وی بخواهید، نتیجه را با سرپرست کار مطرح و در کاربرگها مستند کنید. در صورت توجیه نشدن ، این موضوع میتواند در نامه مدیریت مطرح شود.

به بررسی نمونه ایی حقوق کارکنان بپردازید:

تعدادی نمونه برای رسیدگی های خود انتخاب کنید. بهتر است بخشی از این نمونه ها از میان افرادی باشند که به نحوی در پرداختها نقش دارند. برای مثال چند نفر از افراد مسئول در امور اداری و دایره حقوق و دستمزد، چند نفر از مدیران ارشد سایر واحد ها و ... میتواند مناسب باشد. برای انجام رسیدگی ها یک  یا دو ماه را به صورت نمونه انتخاب کنبد و مدارک زیر را از شرکت بخواهید : پرونده پرسنلی افراد انتخاب شده- فیش حقوقی و برگه ساعات اوقات کار ماه انتخابی-مدارک مربوط به ماموریت و مرخصی های ثبت شده در ماه مورد نظر. بهتر است مدارک فوق به صورت نامه و از طریق مدیریت مالی شرکت اخذ شود. مراقبت های لازم در خصوص حفظ پرونده های پرسنلی را فراموش نکنید.

از کامل بودن مدارک و نظم و ترتیب بایگانی مدارک در پرونده پرسنلی اطمینان حاصل کنید.اطلاعات پرونده پرسنلی را با حکم تطبیق دهید (برای مثال مدرک تحصیلی با پست سازمانی سنخیت داشته باشد- حقوق با سطح تحصیلات و سابقه کار هماهنگ باشد و...).

 پرداخت های انجام شده را با حکم افراد تطبیق دهید.برگه ثبت اوقات کار کارمندان را بررسی کنید و مدارک مربوط به ماموریت و مرخصی های درج شده در ان را کنترل نمایید.

اضافه کاری اعمال شده در فیش حقوق باید بر مبنای ساعات واقعی حضور فرد در شرکت باشد.در  شرکتها معمولا میزان اضافه کاری هر شخص با نظر مدیریت اعمال میشود که این موضوع میتواند به عنوان بند گزارش باشد.

محاسبات سایر پرداختها و کسورات فیش کنترل شود. صحت محاسبه مالیات کسر شده باید مورد توجه قرار بگیرد. برای این منظور موارد مشمول و عدم مشمول(مثل عائله مندی و ماموریت و رندینگ )مشخص میشود، معافیت مالیاتی سال مورد رسیدگی از جمع موارد مشمول کسر و مالیات با توجه به ماده 131 یا 10% برای شرکتهای دولتی محاسبه میشود.

لیست کارمندان مامور به خدمت از طرف شرکت به سایر شرکتها و یا بر عکس اخذ شود و از ثبت صحیح هزینه حقوق ایشان در حسابها اطمینان حاصل کنید.

از وجود خارجی تعدادی از کارکنان جدید و الاستخدام از راه مشاهده مطمئن شوید.

بخشی از کسورات ممکن است بابت وام ها باشد. مثل وام مسکن یا خودرو ، همچنین ممکن است برخی از افراد از منازل مسکونی یا اتومبیل شرکت یا سرویس رفت و امد استفاده کنند، معمولا ایین نامه های شرکتها بدین صورت است که در صورت بهره بردن شخص از این قبیل امتیازات دیگر کمک هزینه هایی مثل مسکن یا ایاب و ذهاب به شخص تعلق نمیگیرد که باید به رعایت این دستورالعمل ها توجه کنید.

پرداختهای خارج از لیست را کنترل کنید:

پرداختهای خارج از لیست تعیین ماهیت و انالیز شود و در کاربرگ درج گردد و در صورت اهمیت به صورت نمونه ایی بررسی شود.

پاداش پرداختی را کنترل نمایید :

معمولا شرکتها در طی سال اقدام به پرداخت مبالغی تحت عناوین کارانه،بهره وری یا اکورد به صورت سه ماهه یا شش ماهه میکنند. در این ارتباط  باید مجوز های پرداخت و دستورالعمل های مربوطه اخذ شود و توجه شود اگر پرداخت ان به صورت دوره ایی به صورت عرف برای شرکت در امده در خصوص سهم دوره 3 یا 6 ماهه منتهی به پایان سال در صورت عدم پرداخت ان ،ذخیره لازم در حسابها اعمال شده باشد.

 

ضوابط اجرایی بودجه را مد نظر داشته باشید:

در حسابرسی شرکتهای دولتی باید به ضوابط اجرایی بودجه که هر ساله توسط دولت ابلاغ میشود توجه داشت.به عنوان مثال در رابطه با پاداش قابل پرداخت به اعضاء هیات مدیره و مدیران ارشد شرکت و نیز میزان قابل پرداخت کمک هزینه تلفن همراه و... هر ساله سقف تععین میشود که باید رعایت شود و موارد عدم رعایت به صورت بند بازرس مطرح میگردد.

 

  
نویسنده : مسعود ; ساعت ۱۱:٠٠ ‎ب.ظ روز دوشنبه ۳ آبان ۱۳۸٩